在中大型企業裡，有很多的部門，也有很多的會議室。很多的會議室有很多部門、很多人使用，每個人都在爭何時使用會議室，因此，會議室管理系統因應而生。我們可以請一家資訊公司開發一套專用的會議室管理程式，每個員工只要透過專屬程式上網登錄即可。時間到就去開會，會議若還沒結束但使用時間已到就也必須結束走人，因為下一場會議就要開始了。如果事先沒登錄，當然就無法使用會議室，但是，如果突然路過某一間會議室發覺沒人在使用，也不曉得下一場會議登錄的時間為何，那是否就先進去使用，等別人來趕的時候再離開? 可是如果會議開到一半就被趕走，那豈不悻然?

來自丹麥的 Evoko 承襲歐洲簡潔時尚的風格，推出一款具備外觀非常漂亮顯示器的會議管理系統。我們只要購買他的顯示器就附贈一套免費的會議室管理軟體，使用者只要透過 Microsoft Outlook 就可以登錄會議室使用，不管有幾個會議室皆然。掛在每一間會議室外的 Evoko 顯示器就會同步顯示此間會議室的使用排程，使用者還可以直接在此觸控螢幕上查詢目前的預約情形。另外，這台觸控螢幕外框還有一圈的 LED 燈。當有人在此會議室開會時，觸控螢幕的外框會亮紅燈，當會議室是空的時候，會亮綠燈，非常有趣，也簡單易懂。他的費用不高，更重要的是不用再請專人為公司寫一套程式，只要公司有 Exchange Server 或是使用 Microsoft Office 365 系統的皆可以安裝。如果公司的會議室不是很多，他會是一套好的解決方案。